To-do-Liste für die Hochzeit: Welche Gäste sollen mit euch feiern?

Die Gästeliste bestimmt, wer mit euch gemeinsam feiert und ist Grundlage für weitere wichtige Entscheidungen. Um den Schlaf sollte euch die Liste mit den Namen aber nicht bringen.

Location, Budget, Sitzordnung – macht ihr euch auch gerade daran, eine Hochzeit zu planen, schwirren euch sicher viele Gedanken im Kopf herum. Schließlich geht es um einen der schönsten Tage eures Lebens. Steht das Datum? Dann empfiehlt es sich, frühzeitig zu entscheiden, wen ihr zur Hochzeit einladen möchtet. Aber wie fängt man an? Wie umgeht man Spannungen unter den Gästen? Und wie behält man den Überblick am besten?

Unsere 3 Top-Tipps zur Erstellung der Gästeliste

• Erstellt eine vorläufige Gästeliste, um die Wahl der Location einzugrenzen und das benötigte Budget abzuschätzen.
• Fertigt eine Gästeliste in tabellarischer Form an, um den Überblick über die eingeladenen Personen sowie Zu- und Absagen zu behalten.
• Berücksichtigt bei der Planung mögliche Begleitpersonen und bittet auf der Einladung um rechtzeitige Rückmeldung über die Begleitung.

Wann am besten die Gästeliste für die Hochzeit erstellen?

Das hängt von euren Prioritäten ab. Habt ihr schon die ideale Location für eure Hochzeit gefunden, ist diese unter Umständen ein Anhaltspunkt, wie viele Gäste ihr maximal einladen könnt. In diesem Fall habt ihr bereits eine Vorgabe für den Umfang der Gästeliste. Möchtet ihr im großen Rahmen feiern, empfiehlt es sich, schon vor der Suche nach dem passenden Ort eine vorläufige Gästeliste zu erstellen. So habt ihr einen Überblick darüber, welche Locations überhaupt infrage kommen.

Tipp: Mit schönen Hochzeitslocations ist es ähnlich wie beim Verkauf von „geschnitten Brot“: Sie sind schnell weg. Daher schadet es nicht, 12 bis 18 Monate vor dem Termin der Hochzeit eine vorläufige Liste der Gäste zu erstellen.

Eine vorläufige Gästeliste ist auch für die Budgetplanung sinnvoll. Steht nur ein kleines Budget zur Verfügung, wird auch die Anzahl der Gäste eher überschaubar sein. Schließlich müssen pro Person gewisse Kosten für Essen und Getränke eingeplant werden. Die Gästeliste hilft euch dabei, die Feier an eure Budgetvorstellungen anzupassen. Auch hier gilt: Je früher ihr entscheidet, wen ihr zur Hochzeit einladen möchtet, desto besser lassen sich die Kosten planen. Oftmals ist es hilfreich, eine Obergrenze für die Anzahl der Gäste festzulegen.

Die vorläufige Gästeliste für die Hochzeit: Wen wollt ihr einladen?

Die Gäste einer Hochzeit lassen sich normalerweise in verschiedene Kategorien einteilen. Wie ihr die Kategorien bezeichnet und wie die Priorisierung erfolgt, bleibt natürlich euch überlassen. Schließlich ist einem der beste Freund in der Regel näher als Mutters Cousine. Folgende Kategorien helfen euch dabei, die Gäste für die Hochzeit einzuteilen und zu entscheiden, wen ihr einladen möchtet:

• enge Verwandte
• weitere Verwandte
• Trauzeugen
• enge Freunde
• weiterer Freundeskreis
• Bekannte
• Arbeitskollegen
• Maybes

Natürlich hat nicht jeder Gast den gleichen Stellenwert. In vielen Fällen sind Eltern, Geschwister und Großeltern bei einer Hochzeit die wichtigsten Gäste. Die engsten Verwandten nehmen bei der Feier meist am Familientisch Platz und sind im Standesamt sowie beim Polterabend dabei. Das gilt auch für Trauzeugen und enge Freunde. Aber muss der Vorgesetzte bei der Hochzeitsfeier wirklich die emotionale Rede des Brautvaters hören, die liebevoll mit Kinderfotos untermalt wird?

Nicht unbedingt, denn: Eine Einladung ist nicht immer passend. Daher überlegt ihr euch vorher am besten genau, mit wem ihr diesen besonderen Tag teilen möchtet. Wollt ihr auch mit Arbeitskollegen und Bekannten feiern, diese aber nicht unbedingt euren frisch angetrauten Schwiegereltern vorstellen? Die Einladung zum Polterabend ist eine gute Alternative.

Seid ihr euch bei einigen Personen noch unsicher, bietet sich die Kategorie Maybes an. Darunter fasst ihr alle Wackelkandidaten.

Den Überblick behalten

Je größer die Hochzeit, desto schneller verliert man den Überblick über die Gäste. Um das zu verhindern, empfiehlt es sich, die Gästeliste zu strukturieren. Dazu bietet sich eine tabellarische Auflistung in Papierform an. Noch einfacher ist die Strukturierung mithilfe einer Excel-Tabelle. Hier könnt ihr Gäste und Feierlichkeiten in Kategorien einteilen und nach bestimmten Merkmalen filtern.

Tipp: In einer Excel-Tabelle lassen sich Änderungen schnell vornehmen und die Anzahl der Gäste automatisch errechnen.

Fünf sind geladen, zehn sind gekommen? Um derartige Überraschungen zu umgehen, sollten auch mögliche Begleitpersonen wie Partner und Kinder berücksichtigt werden. Möchtet ihr zur Hochzeit Gäste einladen, bei denen ihr unsicher seid, ob sie in Begleitung kommen? Bittet in der Einladung um rechtzeitige Rückmeldung.

Nicht alle Gäste kommen zur Hochzeit

Je größer die Hochzeitsfeier, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit für Absagen. Erfahrungsgemäß sagen etwa 95 Prozent der eingeladenen Gäste zu. Bittet in der Einladung um eine Zu- oder Absage bis zu einem festgelegten Datum. So könnt ihr die Größe der Gesellschaft frühzeitig abschätzen und gegebenenfalls Personen von eurer Maybe-Liste nachträglich einladen.

Die Gästeliste bietet auch Konfliktpotenzial. Möchtet ihr eine bestimmte Person aus persönlichen Gründen nicht zu eurer Hochzeit einladen? Um Konflikte im Vorfeld und auf der Hochzeit zu verhindern, empfiehlt es sich, rechtzeitig das Gespräch mit allen Beteiligten zu suchen. Schließlich sollten sich die Hauptpersonen der Hochzeit, die Brautleute, mit ihren Gästen wohlfühlen.

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