Freiberufler werden: Große Freiheit, große Verantwortung

Nicht jeder, der sagt „Ich bin jetzt freiberuflich tätig“, ist tatsächlich ein Freiberufler im eigentlichen Sinn. Vielmehr ist genau festgelegt, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine Tätigkeit als „freier Beruf“ anerkannt wird. Wichtigste Voraussetzung für den Erfolg: eine hohe fachliche und persönliche Qualifikation.

Architekt bei der Arbeit mit Zeichnung und Maßstab.
Daniel McCullough / unsplash.com

Sein eigener Chef sein, die Arbeitszeit frei einteilen, fachliche Herausforderungen meistern, Ansehen gewinnen, mehr Geld verdienen … es gibt viele Gründe dafür, dass Menschen sich für die Selbstständigkeit statt für ein Angestelltenverhältnis entscheiden. Eine besondere Gruppe stellen die sogenannten „freien Berufe“ dar. Dazu zählen Ärzte und Architekten, Rechtsanwälte und Steuerberater, aber auch Journalisten, Schriftsteller, Musiker und viele andere.

Die verbindenden Elemente: besondere berufliche Kenntnisse, möglichst auf wissenschaftlichem Niveau, sowie eine hauptsächlich geistige bzw. kreative Tätigkeit. Dass das „frei“ in den „freien“ Berufen die Unabhängigkeit von den „Zwängen“ einer Festanstellung meint, ist dagegen ein Mythos. Obwohl viele Freiberufler dies gern betonen, hat die Bezeichnung einen profanen Grund: Im Unterschied zu „normalen“ Gewerbetreibenden sind selbstständige Freiberufler zunächst nur in einer Hinsicht „frei“: Sie sind von der Gewerbesteuerpflicht befreit.

Unsere 3 Top-Tipps für dich, wenn du Freiberufler werden willst

  • Kläre vor dem Start als Freiberufler alle rechtlichen und steuerrechtlichen Fragen, am besten mit einem qualifizierten Experten (Rechtsanwalt, Steuerberater).
  • Innerhalb von vier Wochen nach Aufnahme deiner freiberuflichen Tätigkeit musst du dies dem Finanzamt melden. Ein formloses Schreiben reicht. Das Finanzamt teilt dir dann deine Steuernummer mit und fordert einen Nachweis über deine fachliche Qualifikation.
  • In manchen Berufsfeldern ist neben der entsprechenden Ausbildung (Studium) auch die Mitgliedschaft in einer berufsständischen Kammer Pflicht.

Was sind Freiberufler?

Eine exakte und klare gesetzliche Definition, was genau ein Freiberufler eigentlich ist, gibt es nicht. Auch wie er sich von einem gewerbetreibenden Selbstständigen unterscheidet, lässt sich nur schwer in wenigen Worten erklären. Natürlich gibt es eine Reihe von Berufsfeldern, für die eine Tätigkeit als Freiberufler fast schon selbstverständlich ist: Neben Architekten, Ärzten, Notaren und Steuerberatern zählen auch Ingenieure und Wirtschaftsprüfer, Journalisten und Pressefotografen zu diesen Berufen – ebenso Schriftsteller und Dozenten an der Universität.

Definition des Freiberuflers orientiert sich am EStG und PartGG

In manchen Fällen gibt es für die Tätigkeit als Freiberufler aber keine Tradition, auf die man sich berufen könnte. Architekten, Rechtsgelehrte oder Mediziner können die Geschichte ihres Berufsstandes bis in die Antike zurückverfolgen – ein IT-Entwickler hingegen nicht. Um zu definieren, was einen Freiberufler auszeichnet, greift man in Deutschland üblicherweise auf die Bestimmungen im Einkommensteuergesetz (EStG) und dem Partnerschafts­gesellschafts­gesetz (PartGG) zurück. Das EStG versteht unter einer freiberuflichen Tätigkeit:

  1. eine selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit
  2. die selbstständige Tätigkeit bestimmter Berufsfelder („Katalogberufe“)
  3. Berufe, die den Katalogberufen ähneln

Zu den „Katalogberufen“ gehören genau festgeschriebene Berufsgruppen: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer und Lotsen.

Was genau unter den „ähnlichen Berufen“ zu verstehen ist, wird im EStG nicht festgehalten. Das ist Absicht, um neu entstandene Berufe nicht von vornherein auszuschließen. Im Prinzip müssen die „ähnlichen Berufe“ aber mit den „Katalogberufen“ in wesentlichen Punkten übereinstimmen, zum Beispiel durch eine vergleichbare Ausbildung (etwa in Form eines Hochschulstudiums) und in der konkreten Tätigkeit als Berater.

Persönlich, eigenverantwortlich und fachlich unabhängig

Durch die Kriterien der Ähnlichkeit zählen daher auch IT-Experten oder Werbetexter zu den „freien Berufen“. Im Zweifelsfall ist eine Einzelfallprüfung durch das Finanzamt erforderlich. Zusätzlich listet das PartGG eine Reihe von Berufen auf, die mittlerweile ebenfalls den Status Freiberufler erhalten können, zum Beispiel Heilpraktiker, Krankengymnasten, Hebammen, Heilmasseure, Diplom-Psychologen oder hauptberufliche Sachverständige. Als maßgebliches und entscheidendes Kriterium für Freiberufler stellt das PartGG heraus:

„Die Freien Berufe haben im allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“

Die wichtigen Stichworte für eine Definition des Freiberufler-Status lauten daher: Jede Leistung muss persönlich, eigenverantwortlich und fachlich unabhängig erbracht werden. Letztendlich entscheidet aber immer das Finanzamt aufgrund deines Antrags, ob deine konkrete Tätigkeit „gewerblich“ oder „freiberuflich“ ist (und damit steuerlich bevorteilt wird).

Tipp: Eine vollständige Liste der derzeit anerkannten „Freien Berufe“ bietet dir die Handelskammer Hamburg.

Honorare: Frei verhandelbar oder festgelegt

Als freiberuflicher Berater hast du oft die Möglichkeit, dein Honorar selbst festzulegen. Welche Konditionen du für deine Leistungen durchsetzen kannst, hängt aber wesentlich davon ab, was auf dem Markt als üblich gilt und was deine Kunden bereit sind zu zahlen – und natürlich auch von deinem Verkaufsgeschick. Erfolgreiche IT- oder Unternehmensberater können beispielsweise Tagessätze von 1.500 bis 2.000 Euro verlangen.

Auch die Klientel entscheidet oft über die Höhe: Non-Profit-Organisationen und soziale Einrichtungen können sich vierstellige Tagessätze in der Regel schlichtweg nicht leisten, Finanzdienstleister dagegen schon.

Bei vielen Berufsfeldern, insbesondere bei Ärzte und Zahnärzten, bei Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern, aber auch bei Ingenieuren gibt es amtliche oder berufsständische Gebührenordnungen. In diesen ist genau festgelegt, wie viel Geld du für deine Leistung verlangen darfst.

Dennoch: Tagessätze von 800 bis 1000 Euro für Freiberufler sind oft schlicht notwendig. Zum einen, weil Freiberufler zwar keine Gewerbesteuer, aber trotzdem Einkommens- und Umsatzsteuer bezahlen müssen. Hinzu kommen die laufenden Ausgaben, beispielsweise für Miete, für Telefon und Internet oder fürs Auto. Zum anderen musst du als Freiberufler selbst für deine Altersvorsorge und die Krankenversicherung aufkommen.

Und du hast auch immer Tage, in denen du neue Kunden akquirieren, bestehende Kunden betreuen oder schlichtweg dein Büro organisieren musst – Zeit, in denen du praktisch gesehen kein Geld verdienst. Darum brauchst du eine realistische Mischkalkulation aus Einnahmen und Ausgaben, um auf einen angemessenen monatlichen Gesamtumsatz zu kommen.

Zusammenschluss mehrerer Freiberufler

Mehrere Freiberufler, die im selben Berufsfeld tätig sind, haben die Option, sich in einer „Partnergesellschaft“ zusammenzuschließen. Ärzte nutzen dies beispielsweise, wenn sie eine Gemeinschaftspraxis eröffnen wollen. Wichtig ist, dass alle Partner als Freiberufler tätig sind und ihre Projekte oder Mandaten aufgrund eigener Fachkenntnisse eigenverantwortlich und leitend betreuen. Bei der Gemeinschaftspraxis hat zum Beispiel jeder Arzt „seine“ Patienten, trägt für deren Behandlung die volle fachliche Verantwortung und haftet auch allein für auftretende Berufsfehler.

Der Vorteil für Freiberufler, eine Partnergesellschaft zu gründen, liegt vor allem in ihrer organisatorischen Natur. Unter Umständen ist aber auch eine Freiberufler-GmbH, eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder eine ganz andere Rechtsform sinnvoll. Welche Lösung für dich die beste ist, solltest du mit deinem Rechtsanwalt oder Steuerberater besprechen.

Tipp: Weitere Informationen über die verschiedenen Rechtsformen erhältst du im Magazin GründerZeiten, herausgegeben vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWI).

Freiberufler dürfen Angestellte haben

Grundsätzlich darfst du als Freiberufler natürlich auch Angestellte beschäftigen, die dich in deiner Tätigkeit unterstützen. Die von Freiberuflern Beschäftigten sind in ihrer Gesamtheit ein durchaus wichtiger wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Faktor: Das Institut für Freie Berufe (IFB) an der Friedrich-Alexander Universität Erlangen-Nürnberg hat ermittelt, dass die selbstständigen Freiberufler in Deutschland rund 3,46 Millionen Menschen beschäftigen – in sozialversicherungspflichtigen Jobs wohlgemerkt. Im Schnitt schafft jeder Freiberufler also etwa drei Arbeitsplätze.

Beispiele gibt es zuhauf: Beim Steuerberater prüfen Steuerfachangestellte die Unterlagen der Mandanten, in der Zahnarztpraxis sind Arzthelfer und medizinisch-technisches Personal beschäftigt, der Patentanwalt wird bei der Recherche von einer Reihe von Hilfskräften unterstützt. Für den arbeitgebenden Freiberufler sind solche Angestelltenverhältnisse meist unkritisch. Bei den Aufgaben, die zum Beispiel Steuerfachangestellte oder Arzthelfer ausüben, ist gewährleistet, dass der Freiberufler die vorgeschriebene persönliche Leitung und fachliche Verantwortung trägt.

Bei der Übertragung von Aufgaben an fachlich gleichstellte Personen wird es etwas komplizierter. Ein Beispiel: Eine erfahrene Architektin (A) übernimmt ein großes Projekt. Weil sie allein nicht sämtliche Aufgaben zeitlich schaffen kann, stellt sie einen jungen Architekten (B) ein, der frisch von der Universität kommt. Wenn A nun im Rahmen des Projekts Aufgaben an B überträgt, muss sie einige Punkte beachten:

  • Sie muss weiterhin an der Planung beteiligt sein – und zwar maßgeblich.
  • Sie muss die Arbeit von B in gewissen Abständen kontrollieren – regelmäßige Überprüfung ist notwendig.
  • Sie muss jederzeit die inhaltliche Verantwortung tragen – nicht nur pro forma nach außen dem Kunden gegenüber, sondern auch B gegenüber (der zum Beispiel konkrete Weisungen umsetzen muss).

Auf dem Existenzgründerportal des Bundeswirtschaftsministeriums erklärte Willi Oberlander, der frühere Geschäftsführer des IFB:

„Die Ausführung der Aufträge muss […] seiner Person und nicht den qualifizierten Mitarbeitern, den Hilfskräften, den technischen Hilfsmitteln oder dem Unternehmen als Ganzem zuzurechnen sein. Auch einzelne Arbeitsergebnisse seiner Mitarbeiter müssen gleichermaßen als solche des Berufsträgers erkennbar sein, sie müssen den ‚Stempel der Persönlichkeit‘ des Steuerpflichtigen tragen.“

Die Situation der Freiberufler in Deutschland

Mittlerweile arbeiten hierzulande rund 1.407.000 selbstständige Freiberufler (Stand 1. Januar 2018). Das sind 400.000 Menschen mehr als noch vor zehn Jahren, als die Zahl erstmalig die magische Marke von einer Million überstieg. Das zeigt der Jahresvergleich des IFB.

Der größte Teil der Freiberufler, so eine andere Statistik des IFB, ist in den „freien Heilberufen“ tätig, beispielsweise als Arzt, Zahnarzt oder Tierarzt. Es folgt die Gruppe der Rechts-, Wirtschafts- und Steuerberater, danach kommen die „freien Kulturberufe“ wie Musiker, Journalisten oder Architekten. Sowohl in absoluten Zahlen ausgedrückt als auch im Verhältnis zur Gesamtzahl arbeiten die wenigsten Freiberufler in technischen und naturwissenschaftlichen Berufsfeldern:

  1. 417.00 Selbstständige in den freien Heilberufe (30 Prozent)
  2. 390.000 Selbstständige in den rechts-, wirtschafts- und steuerberatenden freien Berufen (28 Prozent)
  3. 329.000 Selbstständige in den freien Kulturberufen (23 Prozent)
  4. 271.000 Selbstständige in den technischen und naturwissenschaftlichen freie Berufen (19 Prozent)

Die klassischen Aufgaben- und Berufsfelder für Freiberufler dominieren die jeweiligen Berufsgruppen. Der größte Teil der Freiberufler, auch das zeigt die Erhebung des IFB, ist nach wie vor als Anwalt, Arzt oder Steuerberater tätig, gefolgt von Zahnärzten, Architekten und Unternehmensberatern. Doch die Anzahl von Freiberuflern, die anderen und oft auch neueren Berufen nachgehen, ist enorm gestiegen. Als Psycho- und Physiotherapeuten, die vor einigen Jahren noch gar nicht erfasst wurden, arbeiten mittlerweile rund 74.000 Freiberufler.

Freiberufler vs. Freelancer

Nicht direkt gleichsetzen solltest du den Freiberufler mit dem Freelancer. Bei letzterem handelt es sich, kurz gesagt, um einen freien Mitarbeiter. Anders als die festangestellten Mitarbeiter ist der Freelancer nicht in die Struktur des Unternehmens eingebunden – daher „frei“ – und auch nicht weisungsgebunden. Er arbeitet auf eigene Rechnung und wird nur bei Bedarf hinzugezogen, zum Beispiel als fachliche Unterstützung für ein zeitlich befristetes Projekt.

Oft unterscheiden sich Freelancer von Freiberuflern jedoch hinsichtlich ihrer steuerlichen Behandlung: Viele Freelancer sind nämlich Gewerbetreibende und müssen daher Gewerbesteuer zahlen. Auf der anderen Seite sind einige Freelancer durchaus auch freiberuflich tätig – allerdings ist das nicht automatisch bei jedem Freelancer der Fall.

5 Vorteile für Freiberufler

Stuft das Finanzamt dich als Freiberufler ein, kannst du häufig von folgenden Vorteilen profitieren:

  1. Du wirst von der Gewerbesteuer befreit.
  2. Du musst für das Finanzamt keine umfangreiche Bilanz erstellen, sondern nur eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).
  3. Du übst eine anspruchsvolle Tätigkeit auf einem hohen akademischen Niveau aus.
  4. Dein Beruf ist mit einem hohen sozialen Prestige verbunden.
  5. In vielen Berufsgruppen hast du die Möglichkeit, überdurchschnittlich viel zu verdienen.

Tipp: Musiker, Schriftsteller, Publizisten und sonstige Künstler müssen sich über die Künstlersozialkasse versichern. Diese übernimmt dann die Aufgaben der gesetzlichen Rentenversicherung, aber auch der Kranken- und Pflegeversicherung.

5 Nachteile für Freiberufler

Im Gegensatz zu seinem Musenfreund Friedrich Schiller war Johann Wolfang von Goethe zeit seines Lebens kein freiberuflicher Dichter, sondern eher so etwas wie ein festangestellter Staatsdiener mit Nebenjob in der Kreativbranche – Beamter und Dichter in Personalunion sozusagen. Doch in einem hatte der Geheimrat recht: „Wo viel Licht ist, ist starker Schatten.“ Das trifft auch auf die Tätigkeit als Freiberufler zu. Mit folgenden Nachteilen musst du rechnen:

  1. Du haftest persönlich für alle Schäden – und zwar mit deinem ganzen Vermögen. Sinnvoll ist daher in jedem Fall der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung.
  2. In einigen Berufsfeldern bist du verpflichtet, Mitglied in der jeweiligen berufsständischen Kammer zu werden, um die freiberufliche Tätigkeit ausüben zu können. Das gilt zum Beispiel für Ärzte, Architekten, Steuerberater oder beratende Ingenieure. Um Mitglied zu werden, musst du bestimmte Qualifikationen vorlegen, zum Beispiel einen entsprechenden Hochschulabschluss. Die Mitgliedsprämien für berufsständische Kammern liegen zudem oft über denen von Industrie- und Handelskammern (IHK/HK), die für Gewerbetreibende zuständig sind.
  3. Die Trennung von freiem Beruf und gewerblicher Tätigkeit ist mitunter schwierig, zum Beispiel wenn ein Tierarzt in seiner Praxis nicht nur kranke Tiere behandelt, sondern auch die notwendigen Medikamente verkauft. Das Finanzamt kann in solchen Fällen gegebenenfalls den Status als Freiberufler entziehen und die Tätigkeit zum steuerpflichtigen Gewerbe erklären. Eine strikte Trennung beider Teile (finanziell, organisatorisch und räumlich) ist dann notwendig, um den freiberuflichen Teil gewerbesteuerfrei zu halten. Ist die Trennung nicht möglich, wird die gesamte Tätigkeit als Gewerbe gewertet.
  4. Ein häufig unterschätzter Nachteil: Freiberufler arbeiten oft mehr als 40 Stunden pro Woche und damit länger als Festangestellte. Viele sind auch nach Feierabend und am Wochenende für ihre Mandanten erreichbar. So gerät die Work-Life-Balance schnell in ein Ungleichgewicht. Auch die Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben ist nicht immer einfach.
  5. Auch ab einer bestimmten Betriebsgröße kann der Status als Freiberufler in Gefahr geraten. Das Finanzamt wertet beispielsweise einen Architekten, der sich auf die reine Kundenakquise oder die Verwaltung laufender Projekte konzentriert, mit der konkreten Planung aber nichts mehr zu tun hat, als Gewerbetreibenden. In solchen und vergleichbaren Fällen könnte der Bonus der Gewerbesteuerfreiheit aberkannt werden.

Tipp: Als Freiberufler musst du dich in der Regel auch in einer Berufsgenossenschaft eintragen – diese übernimmt dann die gesetzliche Unfallversicherung für dich.


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